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Réunion
est une caractéristique de la civilisation humaine, un âge au long de l'activité universelle dans laquelle tous les homme participe. Que ce soit sur une place de village dans un village ou dans une chambre du conseil dans un immeuble de bureaux ultra modernes, vous avez trouvé, ou vont bientôt, vous participer à une réunion.

Pourtant, un bon nombre d'entre nous qui participent à des réunions, et même de se faire élire en tant que dirigeants, avec la responsabilité de l'organisation et la conduite des réunions, sont ignorants de l'importante réunion, les procédures de réunion et des pratiques. En fait, la crainte de l'embarras que le problème mai résultat de l'absence de connaissances dans la bonne séance de procédures a littéralement arrêté de nombreuses personnes de prendre des positions sur les rôles ou sur les organes de décision.

Cet article est prêt à vous équiper avec les connaissances modernes sur la réunion des procédures et des pratiques, des connaissances qui vous préparera pour la prochaine réunion, vous prenez part, vous permettre d'apporter une contribution à diverses organisations et de prise de décision organismes, et de vous aider à faire un succès de votre poste de président ou de secrétaire général de votre organisation.

Dernière mise à jour - le 8 Décembre 2005

Réunion Conseils

tant que membre de la société humaine civilisée, où séance ordinaire est un élément essentiel la pratique, vous devez être familier avec la rencontre des pratiques et des procédures, sinon vous mai être contraint de rester muets au cours d'une réunion importante, ou pire encore, de rater des choses si vous avez voté dans une position - comme le Président ou du Secrétaire - où le succès de la réunion dépend de votre connaissance de la réunion des pratiques et des procédures.

Qu'est-ce que la réunion est

Réunion est un acte ou un processus de rassemblement comme une assemblée d'un but commun. Il s'agit d'un rassemblement de gens de discussion ou à un autre but.

Les réunions ont lieu quand des groupes de personnes se rassemblent pour discuter et essayer de résoudre des questions qui sont d'un intérêt réciproque. Les problèmes sont discutés et débattus, des recommandations sont formulées, des orientations sont données et des lignes d'action sont décidés.

Types de réunions

réunion publique - Il s'agit d'une réunion dans un lieu public et que le public ou une partie du public mai autorisée à assister gratuitement ou moyennant des frais. Un exemple d'une réunion publique est un rassemblement de la population d'une ville, un débat sur un sujet de préoccupation du public. La réunion est ouverte à toutes les personnes notables de la ville, ou de toute personne qui a quelque chose à apporter à la question à débattre.

Privée Réunion - Il s'agit d'une réunion à laquelle seuls les membres de l'organe de la tenue de la réunion peuvent y participer. Les réunions organisées par les associations, sociétés, syndicats etc sont des exemples de séances privées. Seuls les membres peuvent assister à ces réunions.

organismes qui satisfont privé mai, toutefois, organiser des réunions publiques de temps à autre à des fins d'éducation ou d'informer les membres du public, ou d'une section de membres du public, qui sont invités aux réunions.

formelle Réunion - Il s'agit d'une réunion prévue, organisé ou planifié et organisé sous la supervision et le contrôle de processus, soit les règles et les règlements .

Réunion informelle - Il s'agit d'une réunion organisée et menée, sans formalité ou de la cérémonie. Il n'y a habituellement pas d'ordre du jour et les règles et règlements directeurs séance ne sont pas strictement suivies, si elle est suivie à tous.

Réunion statutaire - Il s'agit d'une réunion qui a lieu parce que la loi prescrit ou autorise. Il résulte de la disposition et des exigences de la loi. En vertu de la disposition de la loi d'une réunion, par exemple, une société anonyme doit tenir une réunion au moins un mois et pas plus de trois mois après la date à laquelle elle est en droit de commencer son activité.

Validité d'une réunion

Pour les activités d'une réunion qui se tiendra valable et contraignant, certaines exigences du droit commun doivent être remplies.

Quorum

C'est le nombre minimum de personnes qui doivent être présents lors d'une réunion peut être tenue. Le quorum est fixé dans la Constitution ou les règles de la organization.If le quorum ne peut pas être déclarée dans les 30 minutes après l'heure de début de la séance, la réunion de mai sera appelé de nouveau à la même heure et le lieu une semaine plus tard.

Si, toutefois, plus de membres participent à la reprise de la séance, le Président mai être autorisés par le Règlement de conduite des affaires avec ceux qui sont arrivés.

Notice

Il s'agit d'une forme de l'information, oral ou écrit, la notification d'une personne à une réunion qui se tiendra à un moment particulier. L'avis doit être émis en vertu de l'autorité de personnes habilitées par la constitution ou la réglementation de l'organisation ou de la loi de le faire, comme le Président et le Secrétaire.

L'Agenda

Un ordre du jour est un programme, des détails des affaires qui seront examinées lors d'une réunion à l'ordre dans lequel elles doivent être prises. Avant la réunion, un ordre du jour est préparé et distribué à tous les membres. Ce programme constitue la structure de la réunion. Il indique où et quand la réunion aura lieu et quelles questions seront discutées.

Président

Il doit y avoir un président à la présidence de la réunion, sinon les travaux de la session ne sera pas valid.There est toujours à disposition réglementaire qui sera président dans le cas d'un corps.

Le président contrôle la réunion et toutes les remarques sont adressées au président. Il est généralement considéré comme Monsieur le Président, Madame le Président, si la présidence est occupée par une femme.

Les fonctions du président sont:

Pour voir que la réunion soit dûment constitué et que le quorum est formé.

Pour voir que les travaux de la réunion suivante de l'ordre de l'ordre du jour.

Pour limiter la discussion aux affaires de l'ordre du jour.

Pour maintenir l'ordre à la réunion.

Pour assurer la possibilité pour l'expression des opinions.

Pour voir que les motions et les amendements sont correctement posées.

Afin de maintenir l'arrêt sur toutes les questions de procédures.

Pour décider sur le point de l'ordre qui lui sont soumis.

Pour faire tout ce qui est nécessaire pour poursuivre l'objectif de la réunion, par exemple de vote sur une question si nécessaire.

Pour donner une voix prépondérante si la réglementation permet de

Structure La Réunion

Pour une réunion d'atteindre ses objectifs, une structure doit être en place. Si une rencontre a peu ou pas de structure, il ne produira pas les résultats souhaités.

appel de la réunion

Le secrétaire, après consultation ou sur instruction du président, envoie des avis de meeting'to ceux qui devraient y assister.

ouverture de la Réunion

La séance commence après le président, convaincu que la condition du quorum a été atteint, déclare la séance ouverte. Si un président n'a pas pris la présidence de 15 à 30 minutes après la réunion devait commencer, l'assistant peut-président préside la réunion ou pour une autre personne parmi les membres présents pourrait être élu à la présidence de la réunion, agissant en qualité de président .

La réunion, selon la croyance religieuse des dirigeants, mai commencer avec une prière d'ouverture. Il commence mai avec le président de la parole ou d'une autre manière.

Réunion Procédures

Apologies

Le Président précise le nom des membres qui ont officiellement informé par écrit qu'ils ne peuvent pas assister à la réunion.

le procès-verbal de la réunion précédente

Le Secrétaire lit le procès-verbal de la précédente réunion, en sorte qu'il sera bien entendu et bien compris par les personnes présentes. Si le procès-verbal a été imprimé et distribué aux membres avant cette date, le procès-verbal mai ne pas être lu par le secrétaire. Le Président propose que le procès-verbal de la séance précédente, être accepté ou adopté.

si les membres ne sont pas d'accord que le projet de procès-verbaux sont exactes, les modifications mai être suggérées. Le Président mai appel à un vote sur les corrections et ensuite décider si les modifications devraient être apportées au procès-verbal.

Une fois le procès-verbal a été adopté (approuvé officiellement), le Président signe chaque page du procès-verbal et les remet au secrétaire de réunion pour le dépôt.

Affaires découlant du procès-verbal de la précédente réunion

rapports, des éléments d'information ou d'autres questions de fond qui a été demandé, a présenté pour examen ou proposées à la séance précédente font l'objet de débats et un vote sur les mesures appropriées à prendre.

Correspondance

lettres qui ont été envoyées à la réunion sont présentées et discutées, si le président le souhaite. Le Président présente une pièce de correspondance à la réunion d'une motion que la réunion de recevoir la correspondance. Il s'agit d'un accusé de réception officielle de la correspondance par le meeting.It est également un avis que la correspondance mai maintenant être examinées et suivies, si nécessaire.

Si la correspondance est jugé offensant, la réunion peut voter sur une motion, de ne pas la recevoir. Sinon, la réunion peut décider que la correspondance ne doivent pas être reçus et s'allonger sur la table. Une lettre ou un document est dit de se coucher sur la table quand il est décidé, lors d'une réunion de ne prendre aucune action sur les entreprises qui y figurent.

Rapports

des rapports et des propositions qui ont été produites pour la réunion ou que des informations pertinentes à l'entreprise de la réunion sont présentés et discutés. Une motion d'un rapport reçu en informe l'assemblée que le rapport existe, dans la mesure où la réunion est en cause, et que le rapport ou la présentation mai maintenant être examinées et débattues.

General Business

Ici, les éléments énumérés dans le cadre de la 'General Business'in l'ordre du jour sont débattus. Général des entreprises sont annoncés un par un par le président et une discussion ou un débat suit chacun. Propositions relatives à chaque question sont mis en avant et d'un vote. Une motion est une résolution, si elle reçoit la majorité simple, ou de la majorité tel que défini dans le Règlement. Dans le cas de la plus formelle les réunions, l'activité professionnelle consiste en des motions qui sont proposées et appuyées par des personnes dans la seconde personne qui meetings.A une motion ou d'un comotionnaire est quelqu'un qui accepte que la motion devrait être débattue.

Toute autre affaire

Quand tous les points inscrits à l'ordre du jour ont été traités, le Président mai appel pour des questions ne figurant pas dans «Affaires générales». Ici, les membres sont en mesure de soulever les questions qu'ils jugent importantes. Ces questions mai de ne pas être inscrits sur l'ordre du jour.

questions qui sont extrêmement importants ou complexes, ne devrait pas être soulevé l'improviste au cours de cette partie de la meeting.If urgent doit être traité par la réunion, le Président doit être informé avant le début de la réunion. Une version révisée de l'ordre du jour peut alors être établi dans le temps qui reste avant la réunion est prévue pour commencer. Si le Président estime que l'une des questions soulevées pour la discussion sont trop importants, complexes ou difficiles à être efficacement traitées dans la réunion de mai, il appel à une autre réunion pour discuter de la question, ou sinon, mettre à l'ordre du jour de la prochaine réunion prévue.

Clôture de la réunion

Lorsque le Président est convaincu que toutes les questions à l'ordre du jour ont été présentées et discutées, il conseille les membres de la date et l'heure de la prochaine réunion . La séance est maintenant officiellement fermé.

Une réunion a commencé par la prière mai également à proximité de la prière.

Minutes

procès-verbal est un document de la procédure d'une réunion, et sont tenus de préserver une brève, précise et explicite de l'activité réalisée.

Le Secrétaire général enregistre les minutes. Après la réunion, il rédige les procès-verbaux, à la troisième personne et, en général, dans le passé.

procès-verbal doit être:

précis, de sorte qu'ils présentent un véritable dossier de la procédure;

Bref, de façon à fournir une lecture sommaire de l'importance des questions examinées et les décisions prises à la réunion;

Clair, de sorte que toute personne qui le lit peut comprendre les principaux éléments discutés et décidés à la réunion.

Un projet de procès-verbal est soumis au Président pour son approbation avant que la copie finale est tapé.

Que pouvez-vous faire en tant que participant à une réunion?

Pour être un participant actif et efficace d'une réunion, vous devez:

Soyez bien préparé. Si le procès-verbal de la séance précédente vous ont été envoyés par le secrétaire, de le lire très bien, en notant les points que vous souhaitez mettre en avant pour le débat ou de discussion à la prochaine réunion. Si vous ne pensez pas que les procès-verbaux sont exacts, prendre note des modifications que vous voulez être à la prochaine réunion. Si un programme est inclus dans l'avis de convocation, de l'étudier. Notez les points sur les questions que vous souhaitez move.Make recherches nécessaires. Faites votre travail à domicile, bien avant de vous assister à la réunion.

Soyez un bon auditeur à la réunion. Ne pas laisser l'habitude de se concentrer vos pensées sur d'autres questions non liées à la réunion lors de la réunion est en cours. Ne laissez pas les autres, détourner votre attention de ce qui se passe dans le meeting.Pay attention les débats et la discussion. Assurez-vous de comprendre ce qui est dit.

Soyez poli. Ne pas en tout point à la réunion de perdre votre humeur. Ne pas montrer la colère lorsque vous répondez à ce que les autres disent. Quand on débat, un point, ne pas manifester la mauvaise humeur ou de l'agressivité ou l'impolitesse. Ne pas s'adonner à bouderies parce que vous vous sentez insulté ou offensé.

Soyez clair quand vous parlez. Méfiez-vous des termes ambigus mai seulement que befuddle vos auditeurs. Utilisez des mots simples et des expressions. Pensez clairement à chaque fois que vous parlez.

Ne pas être fier. Lors d'une réunion, que l'humilité de votre salle de marque, même si toutes les personnes à la réunion sont l'éducation ou de la baisse ne sont pas aussi riches que vous êtes. Lorsque vous parlez, ne sont pas délibérément à utiliser les grands, des mots peu familiers, ou le jargon technique de la profession d'impressionner les autres participants. Ne pas regarder en bas sur les autres dans votre façon de parler, de réagir ou d'agir. Soyez poli au président et autres membres du bureau. Ne pas insister pour avoir votre ways.When vous ne sont pas voté, à accepter la décision de la majorité dans humility.Always rappeler, «l'orgueil va devant la destruction."

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